会議の運営について

13、事業計画が浸透する会議運営技術

  1. ①前回決定事項の経過報告
  2. ②テーマに関する資料を事前に配布し、質問、提案を義務化して意見交換を活発にする。
  3. ③行動の経過報告に際しては、反省に基づく改善点及び良い点を明らかにし教訓を導き出す。
  4. ④小さな変化を見逃さなくその背景の調査を行い報告、議論する様に導く。
  5. ⑤担当者間で連携処理しなければならない事項の停滞を明確化し処理促進に向かう議論。
  6. ⑥テーマに関係ない意見が示されたら、軌道修正を行う。
  7. ⑦決定事項と担当者の確認を必ず行い、更に実施期限をただす。

会議は次のようなチェック項目で運営し、会議を活性化する。

No チェック項目 確認欄
0 前回の復習:決定事項の経過報告を求め検討
1 会議のテーマと目的、目標は明確 になっているか
2 書記を指名し司会者の横に着席したか
3 テーマとその目的・目標を判り易く説明したか
4 テーマに沿った議論の流れは良いか、逸脱してないか
5 言葉の判り難い部分はないか
6 現在の断面の切り取りの議論でなく、時系列推移への考慮はしているか。掘り下げた討論に導くため、副題を明らかにして議論する様に導く
7 活動経過の反省点は明らかにし教訓を導き出しているか、成果を確認共有し、達成感を共有しているか
8 今後の取組み方と将来展望との関係は
9 質疑応答で出席者全員に発言を促したか
10 特定の人に発言が偏り、時間が占有されていないか。テーマに関係ない発言の処理は適切か
11 時間配分は良いか
12 司会者は発言者の要旨をまとめて確認しているか
13 決定事項の役割分担の確認は
14 次回会合のテーマと日時の確認は

14、事業計画を支える小集団改善活動

問題点
  1. ①多くの小集団改善活動は発表会に偏り「一部の人が勝手にまとめて発表している」の声があり、本来の目的を逸脱し祭り化している。
  2. ②本来の目的は、職場内で改善活動の経験を共有し、相互啓発により、全従業員の能力向上を図るり活力ある職場集団を育成する事である。
  3. ③継続的な活動でなく、発表直前に活動内容をまとめるため、発表することを嫌がっている声も聞こえてくる。
  4. ④小集団改善活動は自主性を尊重する活動として、管理者は関心を持たず、活動テーマなどの指導をしない。
  5. ⑤活動テーマを決める指導をしないで成果が上がることはない。
対策
  • 事業計画を支える小集団改善活動
    1. ①所属職場が担当している事業計画の課題に関して、細分化した一部を改善テーマとして取り上げる様に上司が導く。
      自主性の尊重としてテーマの設定から任せると、小集団改善活動もしなければならないが事業計画に関する課題にも取り組まなければならない。あれもこれも実施する事が増えて中途半端な取組みに流れる。
      テーマを示した以降の活動で自主性を尊重する運営を心がける。 ただし、放任に陥らないように適宜報告を求めて、問題点を指摘し、自主的に改善に取組む様に導く事は欠かせない。
    2. ②改善テーマが事業計画に関係があり、その解決に取り組むことになると、上司も経営層も関心が募り指導には力が入る。
    3. ③テーマに関する改善への取組み方については、小集団の自主的な活動に任せ、報告はその都度行わせて、助言する。
      事業計画の一部を担った活動であるから、目標値の設定についても事業計画を参考にして決める様に導く。
    4. ④発表会が迫ってくると、その直前にまとめることになり易いから、発表会のために作文することを禁止し、活動報告の議事録で発表し、小集団活動で利用した資料以外を発表に使うことを禁止する。
    5. ⑤活動経過の発表は小刻みに行い、1年に一回の発表会で済まさない。議事録での経過報告に対して、他部門の管理者が評価、助言する。月例会の場で経過報告の形式で行う様にすると、数分で足りるが、内容は充実する。
    6. ⑥改善活動の課題達成に必要な項目を細分化して、問題解決に取組むのを二人単位とし、単独での問題処理をさせない。
      二人単位とすることで、チームワークの基礎が育ち、事業計画の浸透効果も得られる。
    7. ⑦改善に当り、必要な知識が不足していると分かった段階では、学習会を優先し、知識不足の人がいるのに改善を進めない。
    8. ⑧以上の様な活動により事業計画の達成に寄与していることを実感出来るような運営が行われる様に配慮する。
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